Missions
Dans le cadre de la gestion du courrier, les missions du service Courrier sont les suivantes :
- Gestion, dépouillement et tri du courrier entrant
- Au moyen d'une application de GED (Gestion électronique des documents) : scannage, encodage, référencement et dispatching des courriers entrants vers les services de l'administration
- Transmission des courriers originaux à l'archiviste pour classement
- Gestion, affranchissement et expédition de tous les courriers sortants
Les archives
Le service des Archives gère les archives de toute l’administration communale et les ouvre à la recherche pour qui souhaite y avoir accès. Le service Archives assure la collecte, l’inventoriage, la conservation et la valorisation des documents depuis le 19e siècle jusqu’à nos jours. Les documents sont donc conservés, classés, inventoriés et protégés.
Le terme « archives » représente donc à la fois un service de l’administration et un fonds de documents classé à des fins légales ou historiques. Les archives de Wavre se composent de tous les documents et dossiers créés ou reçus par les agents communaux dans l’exercice de leur fonction. Même si l’archivage physique tend à se digitaliser, le papier est encore d’actualité.
Le service conserve également les archives issues des anciennes communes composant l’actuelle Ville de Wavre : Bierges et Limal. Malheureusement, les guerres, les incendies ou le stockage dans de mauvaises conditions ont fait disparaitre certaines archives les plus anciennes.
" Nos mémoires sont de gigantesques prothèses qu'on appelle serveurs, archives ou bibliothèques " - Michel Melot (Historien français - Conservateur des bibliothèques)
Un fonds sans fond ?
Des dizaines et des dizaines de mètres linéaires de documents sont archivés à l’Hôtel de Ville mais tout ne s’y trouve pas.
- Recherches en généalogie : Service Population / Etat Civil
- Certificats de naissance, mariage : Service Population / Etat Civil
- Dossiers d’urbanisme et plans : Service Urbanisme
Vous êtes passionné par l’histoire de Wavre ? Posez-vous d’abord la question suivante : votre document est-il susceptible de se trouver au sein d’une administration communale ? Un article de presse aura plus de chance de se trouver dans les archives d’un journal. Il en va de même pour une biographie d’un artiste par exemple ; vous aurez plus de chance de le trouver dans un fonds d’archives privé s’il existe…
Les archives privées sont créées par des personnes, des associations ou des organismes privés par opposition aux archives communales qui sont dites « publiques ».
La consultation des archives communales
Chercheurs, étudiants, historiens amateurs ou confirmés, journalistes, citoyens wavriens ou non, belges ou non, les archives peuvent être consultées par tout qui y effectue des recherches.
Les archives de plus de 30 ans sont consultables, en vertu du principe de la publicité de l’administration. Cependant, l’archiviste veillera à la protection du caractère privé des documents (protection de la vie privée) et à la protection des archives contenant des informations sensibles.
Sauf cas exceptionnels, comme une exposition par exemple, la Ville de Wavre ne prête pas de documents originaux.
Pour faire une recherche dans le fonds d’archives de la Ville de Wavre, suivez le lien ci-dessous et détaillez votre demande en ligne. Vous recevrez une réponse dans les plus brefs délais.