Charte relative à la protection des données personnelles
La commune de Wavre est attachée au respect de la vie privée et elle accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite, ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.
La commune s’est donc engagée dans un programme de conformité au Règlement Général de Protection des Données personnelles (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données), et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physique à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
La présente charte a pour objectif de vous informer quant aux conditions et modalités de traitement de vos données à caractère personnel (ci-après « les données personnelles ») par l’administration communale de Wavre.
Dans le cadre de projets ou d’applications spécifiques, il convient, le cas échant, de se référer à la politique en matière de protection des données personnelles particulière à ce projet ou cette application.
1. Qui est le responsable de traitement des données personnelles ?
La commune de Wavre et ses sous-traitants sont responsables de la conformité du traitements de vos données personnelles et détermine les finalités pour lesquelles vos données sont traitées, les moyens mis en œuvre et l’ensemble des caractéristiques du traitement, expliqués dans la présente charte.
Les coordonnées du Responsable de Traitement de la commune de Wavre sont les suivantes :
Administration communale de Wavre
Place de l’Hôtel de Ville 1 à 1300 Wavre
tél : 010/230311
2. Quelles données personnelles traitons-nous ?
La commune de Wavre, dans le cadre de l’exercice de ses compétences d’intérêt communal ou général, sera peut-être amenée à traiter des données personnelles vous concernant.
Pour rappel, une donnée personnelle constitue toute donnée qui, de manière directe ou indirecte, associée à d’autres données ou non, permet d’identifier un individu.
La commune de Wavre est amenée à traiter ces données personnelles de différentes façons :
• Lorsque vous vous rendez directement dans les locaux de l’administration communale pour une demande de service;
• Au travers de correspondances, soit par e-mail soit par courrier postal;
• Par le biais de son site internet (cookies, guichet électronique, formulaire en ligne, etc.);
• Par le biais d’autres plateformes (banque carrefour, sécurité sociale, etc.).
A titre non exhaustif, les principales données personnelles susceptibles d’être traitées par notre administration sont les suivantes :
• Vos données d’identification ;
• Vos coordonnées de contact ;
• Vos caractéristiques personnelles ;
• Caractéristiques du logement ;
• Données physiques ;
• Données financières ;
• Données relatives à la santé ;
• Composition de ménage ;
• Profession/emploi ;
• Données patrimoniales ;
• Données judiciaires ;
• Etudes/formations ;
• Habitudes de vie, loisirs etc.
En tout état de cause, seules seront traitées les données personnelles strictement nécessaires à la poursuite des finalités poursuivies.
3. Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?
La Commune de Wavre exerce son activité dans les matières liées à l’intérêt communal ou les matières qui lui sont confiées par d’autres niveaux de pouvoir.
Dans ce cadre, les principales finalités poursuivies par l’administration communale sont les suivantes :
• Petite enfance, enseignement et extra-scolaire (inscription école, garderie, etc.) ;
• Gestion financière (taxes, réclamations, factures etc.) ;
• Cohésion sociale (volontariat, manifestations locales, jubilaires, manifestations sportives, etc.) ;
• Politique environnementale ;
• Gestion des permis d’urbanisme ;
• Gestion du patrimoine communal ;
• Gestion des voiries ;
• Service population - état civil (registre de population, carte d’identité, permis de conduire, etc.);
• Sécurité et salubrité publique ;
• Gestion du personnel communal ;
• Fonctionnement du site internet.
En toute circonstance, la Commune de Wavre s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles recueillies que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement de la finalité poursuivie.
4. Légitimité du traitement
Le traitement de vos données personnelles repose toujours sur une des hypothèses légales prévues par le Règlement Général relatif à la Protection des Données personnelles, à savoir :
• Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public poursuivie par notre commune ou relève de l’autorité publique dont nous sommes investis ;
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos propres intérêts vitaux ou d’une autre personne physique ;
• Le traitement est réalisé sur base d’un accord univoque, spécifique et éclairé de votre part ;
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes ou serez partie.
5. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Vos données sont conservées le temps raisonnablement nécessaire à la poursuite des finalités poursuives ; en tenant compte des dispositions légales et réglementaires, notamment en matière d’archivage.
6. Quels sont les moyens de sécurité mis en place pour protéger vos données ?
Soucieux de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, nous avons sensibilisé l’ensemble des collaborateurs travaillant au sein de notre structure quant au règlement relatif à la protection des données personnelles.
Nous prenons toutes les précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En cas de survenance de difficultés, nous fournirons nos meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendrons toutes les mesures adéquates, conformément à nos obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant des personnes concernées …).
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, nous imposons contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).
7. Qui sont les destinataires des données collectées ?
Les données récoltées sont en principe destinées à la Commune de Wavre ou au citoyen lui-même. Ces données ne seront pas divulguées à un tiers sans consentement préalable de votre part, sauf si cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution de nos missions, ou si nous sommes tenus légalement de le faire (à d’autres administrations ou instances judiciaires, par exemple).
Dans le cadre de l’exécution de nos missions, il est parfois nécessaire que la Commune fasse appel à un sous-traitant. Ce dernier sera tenu contractuellement et légalement de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données.
En tout état de cause, la Commune de Wavre ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.
8. Précisions quant à l’utilisation du site internet
D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet de la Commune de Wavre sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Commune de Wavre si vous consultez uniquement son site internet.
Cependant, il est possible que certaines fonctionnalités, informations, services offerts par la Commune par le biais de son site internet nécessiteront, pour pouvoir être utilisés, la transmission de données personnelles. Il s’agit :
• Des données fournies par les utilisateurs : nous collectons les données que vous communiquez sur le site aux fins de permettre à la commune de Wavre de traiter vos demandes (commandes de documents, inscription à des activités ou stages, demandes d’informations…). Les données collectées sont réduites à ce qui est strictement nécessaire au traitement de votre demande. Le traitement de ces données s’inscrit dans le cadre de l’exécution d’un contrat (données personnelles nécessaires à la conclusion d’un contrat) ou sur base d’un consentement libre, univoque et éclairé ;
• D’informations recueilles par le biais d’outils technologiques : lorsque vous naviguez sur notre site, nos systèmes informatiques peuvent recueillir des données passives telles que votre adresse IP ou le type de votre navigateur. Nous utilisons également les Cookies pour collecter par exemple des informations sur la date et l’heure de votre visite ou les zones du site que vous avez visitées. Ces informations collectées ont pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication en ligne/par voie électronique.
9. Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?
Sauf les limitations posées par la législation applicable, vos droits tels que garantis par la réglementation en matière de protection des données personnelles sont les suivants :
• Droit d’information et d'accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles. Ces informations sont précisées à l’article 13 et 14 du règlement européen et comprennent notamment les finalités et la base juridique du traitement de données, les catégories de données, leurs destinataires et, si possible, leur durée de conservation, l’existences de droits en faveur de la personne concernée et la possibilité pour cette dernière d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.
• Droit de rectification : si les données personnelles que nous possédons à votre égard sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.
• Droit à l'effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles sauf si le traitement est imposé par la loi ou dans le cadre d’une mission d’intérêt public ou encore pour permettre l’exercice de la liberté d’expression et d’information, si le
traitement est nécessaire à des fin d’archivage, scientifiques, statistiques ou historiques et compte tenu toutefois des règles relatives aux durées de conservations fixées selon des critères objectifs.
• Droit de limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque vous exercez votre droit d’opposition, lorsque vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitements est illicite, ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Cela signifie que le traitement de vos données sera alors en quelque sorte « suspendu », sauf exceptions.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière.
• Droit de retirer votre consentement : si le traitement de vos données personnelles repose sur votre seul consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
10. Comment exercer vos droits ?
Dans le cadre de nos missions légales et d’intérêt public, nous utilisons vos données personnelles. Vous avez accès à celles-ci, sauf exceptions légales. Vous pouvez, à tout moment, exercer les droits y afférents en vertu de la Réglementation Générale sur la Protection des Données personnelles.
Si vous désirez exercer vos droits conformément à la réglementation en vigueur, vous pouvez nous contacter soit par mail à l’adresse dpo@wavre.be, soit par courrier ordinaire à l’adresse suivante :
Commune de Wavre
A l’attention du Data Protection Officer
Place de l’Hôtel de Ville, 3
1300 Wavre
Quel que soit le procédé utilisé, votre demande sera réceptionnée par le DPO qui examinera, en concertation avec le(s) service(s) concerné(s) la réponse la plus adéquate à y apporter, compte tenu des obligations qui nous incombent en vertu de la réglementation européenne et nationale relative à la protection des données à caractère personnel. Vous recevrez ensuite un accusé de réception attestant de la date d’envoi de votre demande.
En principe, votre requête sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité, du nombre ou de la diversité des demandes que vous avez formulées. Si tel est le cas, vous serez informé(e) de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de votre demande. Lorsque vous introduisez votre demande sous une forme électronique, les informations devant vous être fournies le seront en principe par voie électronique, à moins que vous n’ayez expressément demandé qu’il en soit autrement.
Un complément d’information pourrait vous être demandé afin de cerner davantage l’objet de votre demande si nécessaire, ou afin de confirmer votre identité en cas de doutes raisonnables à cet égard.
Nous attirons votre attention sur le fait que, si votre demande peut être considérée comme manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons refuser d’y donner suite ou exiger le paiement de frais qui tiennent en compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.
Lorsque vous nous faites part d’une demande d’exercice de vos droits conformément à la réglementation en vigueur, nous conservons les données que vous nous communiqueriez jusqu’à 10 ans après la clôture de votre requête.
11. Recours
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, si vous estimez, après avoir pris contact avec notre délégué à la protection des données, que la commune de Wavre n’aurait pas traité vos données personnelles conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be
URL : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
12. Responsabilité
La Commune de Wavre ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.
La Commune de Wavre tient à préciser que le site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Commune de Wavre décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.
13. Droit applicable et juridiction compétente
La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente déclaration fera l’objet d’une tentative de médiation amiable. En cas d’échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l’ordre judiciaire de Nivelles. La Commune de Wavre se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, si elle le juge opportun.
14. Modifications de la présente charte
La présente Charte de protection de vos données personnelles peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution de nos services.
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Charte pour savoir comment nous protégeons vos données personnelles.
Conseil communal de Wavre
24/09/2024